week1：如何讓日曆一鍵排程？
《 AI自動化工作術 》測試紀錄001
2024 Oct 07 AI 應用系列
在任何事情開始投入前，我習慣先想想為什麼要做這件事，一是怕麻煩、二是懶、三是現況不容我太多時間去做件沒效益的事，既然都要衝AI自動化工作流了，就先運用在自己身上，可以學習、又可以解決現在感到麻煩的事，一石二鳥
打著這個如意算盤，我尋思自己到底需要什麼AI工具來自動化，剛開始這問題出乎意料的難想
我檢視了下平常的工作流程，回想了下以往工作的痛點，忽然之間，我想起自己曾經幾度超接工作，導致那陣子趕案趕的要命，生活品質整個下滑
老實說我實在不擅長管理時程，日常工作可能還可以，但如果加入了一個學習計畫，或像這次有一個明確的寫書計畫，我會不知道如何回推自己的工作進度，即使回推了也只是單純把進度塞進行事曆
如果遇到重複安排工作，就得往後延，但手上有幾個專案同時進行的人就知道，這種調整相當繁瑣，根本牽一髪動全身，遇到的當下我九成九會逃去漫畫堆裡，如果可以，我會去找個貼身助理幫忙安排時間，但口袋不深，這件事就一直擱在一邊
好，就拿來當我這次AI自動化工作實驗的主題吧：「 一鍵排程 」
排行事曆可以很簡單也可以很囉唆，拿我來說，我想要這個AI自動化「一鍵排程」有幾個功能：
剛開始的前三天心想串接的流程會是：
GPT＞串接AI工具自動化平台（zappier／pabbly)＞任務軟體（trello／asana）＞串接AI工具自動化平台（zappier／pabbly)＞google日曆
然而雖然有GPT進階語音的帶領，但不管是在zappier、pabbly串接，我總會在任務開始與截止日期這關卡住，在串接自動化的時候，必須要在串接兩個軟體中間，選擇觸發的條件、以及指定要做的動作，這個概念我懂，可是我選得到觸發時的選項，卻一直在指定做動作的地方出問題
像是
觸發條件：trello／asana新任務增加時
指定動作：將任務與開始／截止時間登記到google日曆上
問題來了，選擇截止時間沒問題，但「任務開始時間」的選項卻怎樣都沒找到，這樣無法對應，這自動化就無法運行，卡在這一陣子都一直沒有進展，搞得我相當心煩
結果在一個意外的地方找到解法：寫流程
在寫出「一鍵排程」功能與流程前，我一心想用任務軟體串接進google日曆，但寫著寫著，我忽然驚覺：「我幹嘛一定要用trello？直接串進日曆不行嗎？」
啊吼，沒事多走一步幹嘛啦
於是我問GPT、反覆試錯，獲得了一個半自動的方式：GPT＋google日曆＋relcaim.ai（google日曆外掛）
Relcaim.ai是我在google日曆外掛中找到的，實測後可以做到：
哇靠我要的功能幾乎都有了！還有一些還沒探索到的，可能之後才能補充，但它也有幾個缺點：
前兩樣我覺得還好，基本上就是
google日曆——負責key進不可更動的長線重要任務
Relcaim.ai——負責key進可更動的日常任務（比如不急迫、離死線還有一段距離的任務）
沒有APP雖然麻煩了點，但還是可以從網頁版點選，我覺得依我的習慣來說影響不大，反正設置時設好，其實沒什麼需要特別再叫出來編輯的地方
最後一樣「沒有跟自動化平台串接」就比較麻煩，不能實現「一鍵排程」我感到痛苦啊啊啊（如果是我沒找到，請好心人告訴我）
回過頭來我弄個變通的做法，是只要要求GPT幫我將重要計畫拆解任務並排程、產出可匯入google日曆的檔案（包含提醒功能）就好了，建議一定要同步進Relcaim，以免Relcaim沒接收到資訊，就容易重複排行程了
因為重要計畫通常至少要三個月起跳，所以這個不常使用，平常只要像使用trello那些任務軟體一樣的使用Relcaim就好
以上，目前蠻喜歡Relcaim的，雖然等過了14天試用期需要訂閱費，但我錢包已經準備好了，這幾天我完全不用再思考後面的工作要安排在哪一天，設置完截止日期後照著做就對了，掌鏡人還笑我不喜歡被人管，卻找個AI管我行程，但總比把行程弄成一團毛線來的好啊啊啊
沒想到會在意外的地方找到解法，流程還單純的多，但我還是得去問一下Zappier那邊我是錯在哪了
對了，如果對我的測試紀錄有興趣，歡迎訂閱電子報～
打著這個如意算盤，我尋思自己到底需要什麼AI工具來自動化，剛開始這問題出乎意料的難想
我檢視了下平常的工作流程，回想了下以往工作的痛點，忽然之間，我想起自己曾經幾度超接工作，導致那陣子趕案趕的要命，生活品質整個下滑
老實說我實在不擅長管理時程，日常工作可能還可以，但如果加入了一個學習計畫，或像這次有一個明確的寫書計畫，我會不知道如何回推自己的工作進度，即使回推了也只是單純把進度塞進行事曆
如果遇到重複安排工作，就得往後延，但手上有幾個專案同時進行的人就知道，這種調整相當繁瑣，根本牽一髪動全身，遇到的當下我九成九會逃去漫畫堆裡，如果可以，我會去找個貼身助理幫忙安排時間，但口袋不深，這件事就一直擱在一邊
好，就拿來當我這次AI自動化工作實驗的主題吧：「 一鍵排程 」
排行事曆可以很簡單也可以很囉唆，拿我來說，我想要這個AI自動化「一鍵排程」有幾個功能：
- 由GPT協助規劃學習或計畫日程、待辦事項
- 任務跟日常活動通通放同一個介面，一次只要看一個日曆就好
- 同時間不能重複安排工作
- 只要設定好任務截止時間，就能往前找時間縫隙自動把工作填進去
- 如果哪個工作取消或是先完成，後續的工作可以自動往前安排
- 自動安排時不能吃掉休息時間
- 如果新日程進來後無法滿足上述其中一個條件，都需要出現警告或提醒
剛開始的前三天心想串接的流程會是：
GPT＞串接AI工具自動化平台（zappier／pabbly)＞任務軟體（trello／asana）＞串接AI工具自動化平台（zappier／pabbly)＞google日曆
然而雖然有GPT進階語音的帶領，但不管是在zappier、pabbly串接，我總會在任務開始與截止日期這關卡住，在串接自動化的時候，必須要在串接兩個軟體中間，選擇觸發的條件、以及指定要做的動作，這個概念我懂，可是我選得到觸發時的選項，卻一直在指定做動作的地方出問題
像是
觸發條件：trello／asana新任務增加時
指定動作：將任務與開始／截止時間登記到google日曆上
問題來了，選擇截止時間沒問題，但「任務開始時間」的選項卻怎樣都沒找到，這樣無法對應，這自動化就無法運行，卡在這一陣子都一直沒有進展，搞得我相當心煩
結果在一個意外的地方找到解法：寫流程
在寫出「一鍵排程」功能與流程前，我一心想用任務軟體串接進google日曆，但寫著寫著，我忽然驚覺：「我幹嘛一定要用trello？直接串進日曆不行嗎？」
啊吼，沒事多走一步幹嘛啦
於是我問GPT、反覆試錯，獲得了一個半自動的方式：GPT＋google日曆＋relcaim.ai（google日曆外掛）
Relcaim.ai是我在google日曆外掛中找到的，實測後可以做到：
- 設定工作、休息、習慣（如運動看漫畫）時間
- 功能類似於trello／asana，可以設定待辦任務，以及預計的任務執行時間
- 只要設定截止時間，就會自動找「工作時間的空擋」排工作
- 任務若提早完成，點選完成後，後續的工作會遞補往前
- 任務與任務之間會自動安排保留休息時間，如果是旅行，則會預留「移動」時間
- 同步多個google日曆，即使手上有不同專案（的日曆排程），也不會重複安排到
- 視覺化你的時間使用狀況
連視覺化統計都有了，這點真的很讚，一眼就知道我的時間去哪了
哇靠我要的功能幾乎都有了！還有一些還沒探索到的，可能之後才能補充，但它也有幾個缺點：
- Relcaim只能自動排程在Relcaim設置的任務，若是google日曆設置的會被認定「不可更動」
- 從google日曆不能編輯Relcaim設置的任務，只能選擇刪除或拖曳改時間
- 沒有行動版APP
- 暫時沒有和任何的自動化平台串接（還是我沒發現到？）
前兩樣我覺得還好，基本上就是
google日曆——負責key進不可更動的長線重要任務
Relcaim.ai——負責key進可更動的日常任務（比如不急迫、離死線還有一段距離的任務）
沒有APP雖然麻煩了點，但還是可以從網頁版點選，我覺得依我的習慣來說影響不大，反正設置時設好，其實沒什麼需要特別再叫出來編輯的地方
最後一樣「沒有跟自動化平台串接」就比較麻煩，不能實現「一鍵排程」我感到痛苦啊啊啊（如果是我沒找到，請好心人告訴我）
回過頭來我弄個變通的做法，是只要要求GPT幫我將重要計畫拆解任務並排程、產出可匯入google日曆的檔案（包含提醒功能）就好了，建議一定要同步進Relcaim，以免Relcaim沒接收到資訊，就容易重複排行程了
因為重要計畫通常至少要三個月起跳，所以這個不常使用，平常只要像使用trello那些任務軟體一樣的使用Relcaim就好
以上，目前蠻喜歡Relcaim的，雖然等過了14天試用期需要訂閱費，但我錢包已經準備好了，這幾天我完全不用再思考後面的工作要安排在哪一天，設置完截止日期後照著做就對了，掌鏡人還笑我不喜歡被人管，卻找個AI管我行程，但總比把行程弄成一團毛線來的好啊啊啊
沒想到會在意外的地方找到解法，流程還單純的多，但我還是得去問一下Zappier那邊我是錯在哪了
對了，如果對我的測試紀錄有興趣，歡迎訂閱電子報～
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