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超級專案管理:牛津大學教授揭示計畫成敗的法則,教你順利完成任何專案
什麼樣的專案註定會爆掉?
2024 Jun 04 閱讀塗鴉實驗室
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(將圖片往左滑可看到更多圖片)
你知道嗎?不管在瑞士、德國、美國還是哪個國家,像鐵路、蓋場館、歌劇院等大型專案能夠按時、按預算完成且符合效益的,只佔總比例0.8%
除此之外,不是爆預算、就是延宕、或是根本沒成效,明明都是幾千萬幾億的公共建設,怎麼會如此失控?(不禁讓我想到那曾蓋了十年的新莊環狀線&延宕許久的大巨蛋)
原因一:規劃太少、投入太快
曾經美國五角大廈在選址時,從選地到層層關卡審核通過,僅僅只用一個星期,但蓋在那個地點不僅破壞當地觀光美景,還因為地形因素只能蓋出不對稱、歪七扭八的五角形,讓空間無法充分利用,不對稱的外型代表需要特製、成本也勢必飆升
計畫主持者堅信那是最好的地點,即便隔壁不遠處有塊更適合的地,當時民眾怨聲不斷抗議陳情,總統才決定換到隔壁那塊地,五角大廈才有我們現在看到的樣子
明明是個巨型專案,卻僅用一週決議,為什麼主事者不緩個幾天、多找幾個點?為什麼審核的人沒一個看出這些問題?
原因是計劃實在太過粗糙、推行速度太快,加上主事者過度相信自己的判斷與能力,認為先做再說,有問題再調整,而這些原因也在其他巨型專案中可見到
不過五角大廈算是happy ending,其他的就沒這麼好收場,書中舉了許多案例,都是在規劃不足的情況下推進,結果問題一個又一個的爆出來,於是再砸錢修補那些出錯的地方,導致於最後可能多出50%、5倍、甚至快10倍的預算
交期也會因為主事者用錯誤的標準、推估出錯誤的時間軸,讓專案從還沒開始就已經注定會延宕失敗,上頭可能還以為這是執行不力,殊不知根本是規劃不力
但為何即便眼見專案已失控,眼前的坑越來越大,人們還是執意把案子推行完畢?
原因二:人性與政治的角力&沈沒成本
書中提到,美國退休官員曾透露:「在公共工程的世界,最初的預算永遠只是頭期款。如果人民一開始就知道真正的成本,根本沒有任何案子能通過。」
在《超級專案管理》裡,這叫做「策略性的不實陳述」,為了應付政治角力、眾多人各自的利益(不包含社會利益),提案者或決策者們刻意報低預算、縮短預估時程,不管案子會不會出包、會不會爆預算、會不會成為一場笑話,都先把頭洗下去就對了
如果是”策略性”,也難怪不會有太精確完善的規劃
「開始挖洞,搞得愈大愈好,錢一投下去,就能堵死別條路。」-《超級專案管理》
看到這段時我真覺得懂了什麼,畢竟許多人、包含民眾會可惜已經投入的成本,即便主事者看狀況不對想喊卡,可能還會引發民怨丟了官職,與其這樣,不如繼續洗下去
這可以解釋為何許多工程案到後面荒腔走板,畢竟從一開始就是個謊言
原因三:先射箭才畫靶,搞錯目標
當然,不是每個專案都充斥著利益的勾心鬥角,有些非常單純,比如廚房裝修
書中舉了一個案例,一對夫妻想裝修迷你廚房,結果裝修過程發現地板有問題,於是一起處理,又發現廁所有問題,嗯一起處理,想想既然都動了這兩個地方,那乾脆把客廳也一起處理,接著二樓也動工了……是個標準為了放一朵玫瑰花改了一整個家的例子
這個裝修從20多萬的預算,膨脹到快100萬美元,裝修期也無限延長,中間還因為不斷調整設計,而多次跑行政機關申請變更
最悲劇的是好不容易完工了、搬回去了,跟他們家緊鄰的鄰居覺得不賴也跟著動工,也一樣動著動著、為了一朵玫瑰改了一整個家,他們不堪工程之擾,又得離家住了好一陣子
我猜,那對夫妻可能會覺得自己很衰,但其實是因為他們沒有先弄清楚自己要什麼、過程可能發生哪些事、自己能承受多少風險
進行專案之前,先問為什麼
以那對夫妻為例,他們一心認為自己的目標是「想要有個漂亮廚房」,但其實多問幾個「為什麼」,也許會發現他們想要的是「邀請朋友來家中用餐、所以想把門面弄漂亮」
如果他們挖掘出這個目標,就會延伸想到客廳、廁所、樓梯、地板都可能要動工,會請設計師一次規劃、一次申請變更,也不會像擠牙膏一樣的施工
人們容易從「要做什麼事」出發,而不是從「為什麼做」開始思考,可是若少了這一層思考,就會少掉許多解決選項
比方有人說要造橋連結本島與離島,但為什麼要連結?是因為醫療、觀光還是什麼?依據目的不同,解決方法也會不同,不見得一定要造橋,「造橋」只是其中某個解決方法,如果一開始就限縮解法,就容易錯失CP值更高的解法
「慢思快行」好過「快思慢行」
《超級專案管理》舉了許多知名單位案例,解釋為何不管專案大小,「慢思快行」都好過快速投入,為何這個概念其實與迭代、精實創業一致,大家推崇貝佐斯快速決策的同時又忘了什麼前提,都在書中可看到
這本是我難得一見分析多國公共建設問題的書,卻又寫的好像八點檔連續劇一樣精彩有趣,即使題材嚴肅也能輕鬆吸收,我真的笑出來好多次,奇怪,我看的真的是商管書嗎?
荒謬卻過於真實,看看書裡提到的決策方式、時間金錢損失,再看看自己繳出去的稅,笑著笑著也許眼淚就流下來了,我決定把這本納入年度書單,大推!
好書推薦:https://readmoo.com/book/210324932000101
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.若6/13晚上8點前未回覆,將取消資格重抽
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曾經美國五角大廈在選址時,從選地到層層關卡審核通過,僅僅只用一個星期,但蓋在那個地點不僅破壞當地觀光美景,還因為地形因素只能蓋出不對稱、歪七扭八的五角形,讓空間無法充分利用,不對稱的外型代表需要特製、成本也勢必飆升
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原因二:人性與政治的角力&沈沒成本
書中提到,美國退休官員曾透露:「在公共工程的世界,最初的預算永遠只是頭期款。如果人民一開始就知道真正的成本,根本沒有任何案子能通過。」
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書中舉了一個案例,一對夫妻想裝修迷你廚房,結果裝修過程發現地板有問題,於是一起處理,又發現廁所有問題,嗯一起處理,想想既然都動了這兩個地方,那乾脆把客廳也一起處理,接著二樓也動工了……是個標準為了放一朵玫瑰花改了一整個家的例子
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進行專案之前,先問為什麼
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